Pragmatics blogt: rechtmatigheid gemeenten

Onze principals bloggen op regelmatige basis over actuele of relevante onderwerpen uit de wereld van finance & control. Deze keer is het de beurt aan Jeroen Janssen.

Zijn gemeenten klaar voor de rechtmatigheidsverantwoording?
Gemeenten dienen zich te houden aan uitgebreide regelgeving en het college van Burgemeester & Wethouders is verantwoordelijk voor de naleving hiervan. Momenteel geeft de externe accountant een oordeel over de rechtmatigheid in het oordeel bij de jaarrekening. Dat gaat echter veranderen. Het college zal zelf verantwoording gaan afleggen over de financiële rechtmatigheid door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Waar er eerst werd uitgegaan van invoering over het verslagjaar 2021 is dit uitgesteld naar verslagjaar 2022 (onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring). Ondanks het uitstel met een jaar kan nog steeds de vraag gesteld worden: zijn gemeenten klaar voor deze rechtmatigheidsverantwoording?

Wisselend beeld
Een korte inventarisatie langs enkele Limburgse gemeenten laat een sterk wisselend beeld zien. Waar sommige gemeenten al geruime tijd bezig zijn om haar organisatie en informatiestromen op orde te brengen om het gewenste inzicht te krijgen, staat het bij andere gemeenten nog in de kinderschoenen. Dat bewustwording een belangrijke eerste stap is, daar zijn de gemeenten het over eens; bij de eigen organisatie, bij het college, maar ook bij de raad. Nu de gemeenteraadsverkiezingen achter de rug zijn, kunnen de politieke landschappen op lokaal niveau wijzigen. De nieuwe gemeenteraadsleden dienen op korte termijn geïnformeerd te worden over de impact van de rechtmatigheidsverklaring op de eigen organisatie en hierbij haar steun uit te spreken om dit op een goede manier te implementeren.

Impact eigen organisatie
Om op een onderbouwde wijze een verklaring bij de rechtmatigheid van de financiële transacties te kunnen geven, moeten processen op een juiste wijze ingericht zijn. Een juiste wijze houdt in, dat controle op de correcte werking van deze processen mogelijk is en ook aantoonbaar gedocumenteerd wordt. Vaak worden al veel controles uitgevoerd in de lijn, maar worden deze niet zodanig vastgelegd om dit achteraf aan te kunnen tonen. Op dat gebied is nog werk aan de winkel. Het college, het management en de ambtelijke organisatie komen hiermee in aanraking en daarom is een tijdige uitleg ook hier van belang. Afhankelijk van het (gewenste) volwassenheidsniveau van de organisatie kan er gekozen worden voor verschillende manieren om te komen tot een voldoende onderbouwing om een verantwoording af te leggen:

 - De accountant ondersteunt de organisatie en controleert de rechtmatigheid. De mogelijke bevindingen worden overgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Voordeel is de beperkte wijziging ten opzichte van de huidige werkwijze. Daarmee is de impact op de ambtelijke organisatie beperkt. Nadeel is dat het lerend en corrigerend vermogen voor de organisatie nauwelijks verbetert;
- De interne controle op de processen vindt plaats door een interne auditafdeling of een VIC functionaris. Op deze wijze worden de controles intern uitgevoerd, zodat de organisatie beter kan leren van de bevindingen en de processen of werkwijzen hierop kan aanpassen. De betrokkenheid van de lijn is echter nog beperkt en het kost extra capaciteit om een interne auditafdeling of VIC in te voeren;
- De interne controles worden uitgevoerd door de lijnorganisatie door middel van deelwaarnemingen, waarbij de interne auditafdeling toeziet op de juiste werking van deze controles. Dit kan ondersteund worden door bijvoorbeeld het 'three lines of defence' model.

Kansen en mogelijkheden
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording zal, ongeacht de gekozen manier van implementatie, veel tijd en capaciteit vragen. Het biedt tegelijkertijd wel mogelijkheden om de organisatie te versterken. Het verdiepende inzicht in de werking van de eigen processen vergroot de bewustwording van deze processen. Het kan punten voor verbetering opleveren en hierdoor een kwaliteitsimpuls geven. Ook kan geconcludeerd worden dat een deel van de eigen regelgeving niet meer van toegevoegde waarde is en zo tot deregulering leiden. Uiteraard is dit niet mogelijk bij de verplichte externe wet- en regelgeving. Op termijn kan zelfs gedacht worden aan een verantwoording gericht op de bredere bedrijfsvoering en/of specifieke thema’s die voor het college en de raad belangrijk zijn. In ieder geval is het van groot belang om op korte termijn te starten met de eerste stappen, als die nog niet genomen zijn.

Heeft u vragen? Of wilt u sparren over hoe uw organisatie in kan spelen op de rechtmatigheidsverantwoording, neem dan contact op met onze ervaren principal consultant Jeroen Janssen.